Répondre à un appel à projets public : ce qu’un agent doit pouvoir vérifier

1. Des objectifs qui se contrôlent « Aider les jeunes du territoire » ne se vérifie pas. Ce qui se vérifie : qui, combien, où, sur quelle période, et par quelle preuve. Le formulaire de demande de subvention demande le public visé, les moyens humains et le calendrier de l’action : écrivez ces trois lignes avant tout le reste, le projet se rédige ensuite tout seul (Cerfa n° 12156, notice n° 51781).
2. Deux budgets, jamais un seul Le budget de l’action et le budget de l’association sont deux pages distinctes, chacune équilibrée entre charges et produits. Laisser la seconde à zéro se voit immédiatement et donne l’impression que la santé de l’association se cache. Le financeur y lit une seule chose : la part que votre demande représente dans le projet, et dans votre année.
3. Le bénévolat des deux côtés Les heures données par vos bénévoles s’inscrivent en contributions volontaires en nature, au compte 86 en emplois et au compte 87 en ressources, pour un montant identique. Elles ne changent pas le résultat, elles montrent l’effort réel derrière la somme demandée. La méthode d’évaluation retenue se décrit dans l’annexe des comptes (règlement ANC n° 2018-06).
4. L’évaluation s’écrit avant de commencer Nommez les indicateurs et la preuve qui va avec chacun : feuilles de présence, tableau de suivi des séances, dossier par personne accompagnée, conventions signées avec les partenaires. Une évaluation promise sans méthode ne compte pas, et une évaluation inventée en fin d’année encore moins. C’est aussi ce qui rend le bilan facile à écrire.
5. Dans les outils Le suivi des heures de bénévolat, le dossier des pièces qui se redemandent à chaque appel (statuts, récépissé de déclaration, comptes approuvés, agréments avec leur autorité et leur date) et le calendrier des dépôts relèvent du chantier Collecte et du chantier Conformité de notre offre. Au-delà de 23 000 € de subvention sur l’année, une convention devient obligatoire : autant tenir le dossier comme si elle l’était déjà (décret n° 2001-495 du 6 juin 2001).

Sources : Loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations, article 10 ; décret n° 2001-495 du 6 juin 2001 ; formulaire Cerfa n° 12156 et notice n° 51781 (demande de subvention) ; règlement ANC n° 2018-06 (contributions volontaires en nature, comptes 86 et 87). Fiche rédigée le 8 septembre 2026. Elle décrit un cadre général, pas un conseil juridique adapté à votre situation.