Changer de prestataire sans casser la saison de votre association

1. Un état des lieux écrit, demandé avant la fin du mandat Que reste-t-il en place, sur quels serveurs, sous quels abonnements, et qu’est-ce qui expire dans les mois qui viennent. Cette demande se pose par écrit, avec une date de réponse, pendant que le contrat court encore : une fois la dernière facture réglée, plus personne ne répond, et ce qui n’a pas été dit ne se retrouve qu’en panne.
2. Les comptes portent le nom de l’association, pas celui du prestataire Comptes publicitaires, outil de mesure, outil d’emailing, hébergement : chacun se crée sous une adresse de l’association, qui en reste administratrice, et le prestataire y est invité. Pour le nom de domaine, c’est le titulaire déclaré qui compte, et lui seul peut autoriser un transfert (code des postes et des communications électroniques, articles L45 et suivants). Un compte ouvert au nom de quelqu’un d’autre se récupère par une négociation, pas par un bouton.
3. Savoir à qui appartiennent les pages qui reçoivent les dons La page de don, la fabrique de pages de campagne, les formulaires posés sur le site : demandez par écrit si l’association en détient les droits, avant de laisser un nouveau venu travailler dessus. Une association qui ne sait pas ce qu’elle possède ne peut pas le défendre, et une page de dons qui part avec son auteur emporte l’adresse que vos donateurs ont enregistrée.
4. Les sauvegardes se reprennent la veille du déménagement Des fichiers exportés quelques semaines plus tôt contiennent un site qui n’existe plus : les dernières pages, les derniers dons, les derniers contacts manquent. Redemandez une copie complète la veille de l’opération, ouvrez-la pour vérifier qu’elle se restaure, et ne touchez à rien tant que ce contrôle n’est pas fait.
5. Le feu vert se donne une fois le nouveau site debout La bascule se déclenche quand la nouvelle version répond, que les dons y passent et que les adresses courantes arrivent au bon endroit, jamais parce que la date approche. Si une refonte est en cours, on ne déménage pas au milieu : on décale, on l’écrit au sortant, et on tient la date de sortie qu’il impose sans lui sacrifier la collecte.
6. En fin de mission, les données reviennent ou disparaissent Fichier des adhérents, exports de donateurs, copies de travail : au terme du contrat, tout vous est restitué ou détruit, à votre choix, sauvegardes comprises, sauf obligation légale de conservation. Demandez-en la confirmation par écrit, et changez les mots de passe partagés le jour du départ (RGPD, article 28, paragraphe 3, point g).
7. La saison suivante se pose avant la bascule, pas après Écrivez les temps forts des mois qui viennent, la rentrée, la campagne d’hiver, l’assemblée générale, et ce que chacun demande à qui. On ne déménage pas la semaine d’un envoi ni la veille d’un événement. Fixez dans la foulée le rendez-vous de suivi avec le nouveau venu, avec un ordre du jour connu d’avance et les résultats sous les yeux, quitte à le décaler quand les chiffres ne sont pas encore lisibles.
8. Dans les outils La liste des comptes, de leur titulaire et de la personne qui en détient l’accès se tient à côté du registre des traitements, et se relit à chaque changement de prestataire. Cette cartographie des accès fait partie des dix documents de la prise d’élan ; la vérification de ce qui tourne encore relève du chantier Audit de site et plan d’action, et les contrats du chantier Conformité.

Sources : Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), article 28, en particulier le paragraphe 3, point g (restitution ou destruction des données au terme de la prestation) ; code des postes et des communications électroniques, articles L45 à L45-8 (attribution et gestion des noms de domaine en .fr) ; charte de nommage et procédure de changement de titulaire publiées par l’Afnic. Fiche rédigée le 8 septembre 2026. Elle décrit un cadre général, pas un conseil juridique adapté à votre situation.