Convoquer l’assemblée générale d’une association : le délai de quinze jours n’est qu’un usage

1. La loi de 1901 ne dit presque rien, vos statuts disent tout Qui convoque, sous quelle forme, avec quel quorum et quelle majorité : aucune de ces réponses n’est dans la loi. Le texte de 1901 ne nomme l’assemblée générale qu’à propos de la dévolution des biens en cas de dissolution, et son décret d’application ne fixe ni délai ni forme de convocation pour les associations déclarées. Ce sont vos statuts qui règlent tout cela, et le quorum lui-même n’existe que s’ils le prévoient. Relisez l’article qui parle de l’assemblée avant d’écrire la convocation, c’est le seul texte qu’on vous opposera (loi du 1er juillet 1901, article 9 ; décret du 16 août 1901).
2. Combien de temps avant : ce que vos statuts disent, et rien d’autre Si vos statuts fixent un délai, c’est celui-là qui vous oblige, et le tenir à un jour près vous évite une contestation. S’ils sont muets, la seule exigence tient en une ligne du guide officiel des associations : un délai « suffisant pour que les membres soient bien informés et prêts pour prendre les décisions ». Les quinze jours viennent du modèle de statuts publié par l’administration, où les membres sont convoqués « quinze jours au moins avant la date fixée », et le modèle écrit pour les associations reconnues d’utilité publique laisse même ce nombre en blanc, à remplir. C’est une bonne habitude à inscrire dans vos statuts, ce n’est pas une règle qui s’impose à vous.
3. Ce que porte une convocation qui tient La date, l’heure, le lieu, le lien de connexion si vos statuts autorisent l’assemblée à distance, et les documents qui se votent, comptes, rapports, texte exact des modifications de statuts proposées. Puis l’ordre du jour, point par point : « le libellé des questions inscrites à l’ordre du jour doit être précis pour permettre aux membres de préparer les débats », et une décision prise sur un point qui n’y figure pas peut être annulée en justice. Écrivez donc « modification de l’article 7 des statuts, texte joint » plutôt que « point statuts », et quand le conseil ou le bureau se renouvelle, inscrivez l’élection avec le nombre de sièges à pourvoir et la date limite des candidatures. Ajoutez un formulaire de pouvoir seulement si vos statuts autorisent un membre à se faire représenter, en rappelant combien de pouvoirs une même personne peut détenir.
4. L’envoi, et la preuve qu’il est parti Si vos statuts ne précisent pas qui compose l’assemblée, tous les membres doivent être convoqués, sans exception. Envoyez par le moyen qu’ils prévoient, courriel, courrier ou affichage, et n’en changez pas parce que c’est plus commode cette année. Ce qui fait preuve, c’est la liste nominative des destinataires, la date et l’heure de l’envoi, conservées avec le texte exact de ce qui est parti. Le jour où un membre dit n’avoir rien reçu, vous lui répondez avec cette liste, pas avec un souvenir.
5. L’assemblée à distance et le vote électronique Le régime exceptionnel qui permettait, sans clause dans les statuts, de réunir une assemblée à distance et de voter par correspondance s’est appliqué jusqu’au 30 septembre 2021 : il est fini. Depuis, rien ne l’interdit et rien ne l’autorise d’office, ce sont vos statuts qui ouvrent la porte et votre règlement intérieur qui dit comment. Le modèle écrit pour les associations reconnues d’utilité publique donne la formulation à reprendre : des conditions permettant l’identification des membres, leur participation effective et la retransmission continue et simultanée des délibérations, le vote à distance étant décrit à part. Tant que cette clause n’est pas votée, tenez l’assemblée en présence, quitte à mettre la modification des statuts à l’ordre du jour de celle-ci.
6. Dans les outils Le procès-verbal, sa conservation et la déclaration des changements de bureau sont traités dans la fiche voisine, « Statuts, procès-verbaux, signatures » ; retenez seulement qu’aucune déclaration n’est due après une assemblée qui ne change rien. Ce qui se prépare en amont, chez nous : un calendrier de la vie associative qui remonte de la date de l’assemblée jusqu’au jour d’envoi de la convocation, et cette convocation partie du CRM, le logiciel qui tient vos contacts, vers les membres que vos statuts appellent à voter. Le gabarit de convocation et la liste des pièces à joindre vivent dans le Réseau Pawa. C’est le chantier Vie associative de notre offre.

Sources : Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, article 9 ; décret du 16 août 1901 pris pour son exécution ; modèle de statuts et fiches pratiques publiés par service-public.gouv.fr (organes dirigeants, ordre du jour, suites d’une assemblée) ; guide pratique des associations publié par associations.gouv.fr ; ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, article 11, dont l’application a cessé le 30 septembre 2021 ; statuts types des associations reconnues d’utilité publique approuvés par le Conseil d’État et arrêté du 8 novembre 2024 sur leur règlement intérieur. Fiche rédigée le 11 septembre 2026. Elle décrit un cadre général, pas un conseil juridique adapté à votre situation.