Fiche 2 · Documents
Statuts, procès-verbaux, signatures : ce qu’il faut garder, et comment
Statuts, procès-verbaux d’assemblée générale, changements de bureau : le Drive de l’association est souvent le seul endroit où vivent vingt ans de décisions. Cinq règles pour qu’elles y restent lisibles, datées et signées.
- Les statuts et les procès-verbaux sont les actes de l’association Ils se conservent pendant toute sa vie, sans limite de durée. Un procès-verbal ne se modifie jamais : on en produit un nouveau, on ne remplace pas l’ancien. Toute modification des statuts ou de la direction se déclare en préfecture dans les trois mois (loi du 1er juillet 1901, article 5).
- Signer, sur papier ou électroniquement Le règlement européen eIDAS distingue trois niveaux de signature électronique : simple, avancée, qualifiée. Une image de signature collée dans un PDF n’en est aucun. Pour un procès-verbal, une signature avancée avec horodatage est la pratique la plus courante (règlement (UE) 910/2014).
- Ranger Un dossier par exercice, un nommage fixe (par exemple 2026-01-31_PV-AG.pdf), un responsable nommé, un accès en lecture pour tout le bureau. Ce qui n’est pas retrouvable en deux minutes n’existe pas.
- Sauvegarder Une copie chiffrée hors du Drive, restaurée au moins une fois pour prouver qu’elle fonctionne. Une sauvegarde jamais restaurée est une hypothèse, pas une sauvegarde.
- Dans les outils La cartographie du Drive et des accès fait partie des dix documents de la prise d’élan. Elle finit souvent par une liste de documents que personne ne savait où trouver.
Sources : Loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d’association, article 5 ; règlement (UE) 910/2014 (eIDAS), articles 3 et 25 à 32. Fiche rédigée le 2 septembre 2026. Elle décrit un cadre général, pas un conseil juridique adapté à votre situation.
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